Reisekostenzuschüsse und Dienstreisen

 Fristen

Reisekostenzuschüsse und Dienstreisen können laufend, nicht aber im Nachhinein beantragt werden; um eine ausreichende Bearbeitungszeit zu ermöglichen, müssen die Anträge mindestens 10 Tage vor Reiseantritt im Dekanat vorliegen.

 Formulare

Achtung: Je nach Browserkonfiguration kann es sein, dass Sie das jeweilige Formular nicht im Browser ausfüllen oder den eigegebenen Text speichern können. Bitte laden Sie das Formular runter und füllen Sie es erst dann aus.

 Informationen

Der Zweck der Reise ist kurz und aussagekräftig anzugeben.

Das für Jungwissenschafter*innen zur Verfügung stehende Reisebudget wird vorrangig für Belange von Dissertation und Habilitation vergeben (der Bezug dazu muss im Antrag deutlich gemacht werden).

Auch Dozent*innen / ao.-Univ.-Professor*innen können einen Antrag auf Freistellung für mehr als einen Monat beantragen, um Forschungs- und Lehragenden außerhalb der Universität Wien wahrzunehmen. Bitte beachten Sie hierzu den entsprechenden Eintrag im internen Bereich unter "Freistellungen für Dozent*innen".

 

Dienstreisen

Allgemeines

Für Dienstreisen müssen die Antrags- und Abrechnungsformulare der DLE Personalwesen und Frauenförderung verwendet werden.

Die Reiserechnung (zu vom Dekan genehmigten Dienstreisen) ist ab 01. 01. 2009 von der reisenden Person, jedoch nicht mehr von der Institutsleitung zu unterschreiben. Sie ist mit Belegen und der Kopie des genehmigten Antrages im Dekanat für die einzuholende Unterschrift des Dekans einzureichen.

Zu Beantragung und Rechnungslegung beachten Sie bitte die Angaben der DLE Personalwesen und Frauenförderung im intranet.

Wenn im Zuge des Dienstreiseantrags ein auszuzahlender Vorschuss beantragt wird, muss dieser 1 Monat vor Reiseantritt in der Personalabteilung einlangen. Planen Sie daher zusätzlich zu diesem Monat auch eine Woche Bearbeitungszeit am Dekanat ein.

 

Dienstreisen ins EU/EWR-Ausland bzw. in die Schweiz
  • Gemäß EU-VO 883/2004 sowie 987/2009 - Verordnung über die Koordinierung der Systeme der Sozialen Sicherheit und die diesbezügliche Durchführungsverordnung, müssen Mitarbeiter*innen, die im Auftrag des Arbeitsgebers ins EU/EWR-Ausland bzw. in die Schweiz reisen, eine A1-Bescheinigung mit sich zu führen. Sie bestätigt, dass die reisende Person in Österreich eine aufrechte Sozialversicherung hat.
  • Eine A1-Bescheinigung ist für längere, aber auch für sehr kurze dienstliche Auslandsaufenthalte bereits ab dem ersten Tag notwendig.
  • Man muss für jedes Land, in dem eine entsprechende Tätigkeit ausgeübt wird, eine separate A1-Bescheinigung beantragen.
  • Findet eine Kontrolle statt, wird bei Nichtvorlage einer A1-Bescheinigung eine Geldstrafe verhängt. Ebenso kann z.B. der Zutritt zum Messe- oder Kongressgebäude verweigert werden.

 

Vorgehensweise:

  • Rechtzeitige Antragstellung einer Dienstreise/Freistellung (siehe Formulare) im vorgesehenen Dienstweg
  • Übermittlung des, von der vorgesetzten Person unterschriebenen, Formulars an wien.zegru@bvaeb.sv.at, in Kopie an sich selbst als Antragsteller*in
  • Ausdruck der E-Mail und des unterschriebenen Formulars. Beides muss während der Reise mitgeführt werden.

 

Reisekostenzuschüsse

Antragstellung

Hierfür verwenden Sie das Formular der Fakultät. Bitte beachten Sie, dass im Zuge des Antrages auf einen Reisekostenzuschuss ein Antrag auf Freistellung eingereicht werden muss.

 

Auszahlung

Hierfür verwenden Sie die Zahlungsanweisung der Personaladministration.

Der Zahlungsanweisung sind saldierte Originalbelege der Reisekosten (zumindest in der Höhe des genehmigten Zuschusses) beizulegen.

Anerkannt werden:

  • Flugtickets (+ Zahlungsnachweis; unbedingt Boardingpässe)
  • Bahn (entwertete Fahrkarten)
  • öffentlicher Verkehr zur An- oder Abreise (entwertete Fahrkarten)
  • ev. Nächtigung (Rechnung mit Zahlungsbestätigung oder einem anderen geeigneten Nachweis der erfolgten Zahlung; Zusatzleistungen müssen erkennbar sein; ausschließlich Rechnungen gewerblicher Beherbergungsbetriebe)
  • ev. Teilnahmegebühren (Rechnung: Name d. Teilnehmers, Nennung v. Veranstalter/Veranstaltung, Leistung; Zahlungsnachweis)

 

Im Rahmen von Reisekostenzuschüssen können nicht in Rechnung gestellt werden:

Kosten für Taxifahrten (wenn nicht erforderlich), Speisen, Einladung Dritter, Versicherungen, Bücher, Materialien oder anderen Aufwand; Telephon-, Post- und Internetgebühren; Stornogebühren und Reiseausfallskosten (durch Stornoversicherungen oder durch die einladende Institution nicht gedeckte Kosten bei Absage der Reise/Veranstaltung); Leistungen für Begleitpersonen.

NICHT verrechnet werden kann amtliches Kilometergeld für Fahrten mit dem Privat-PKW.

 

Weitere Hinweise:

  • Bei Sammelrechnungen (Original) ist der eigene Anteil nachvollziehbar herauszurechnen und dessen Bezahlung nachzuweisen.
  • Bei Fremdwährungen ist der Tages-Umrechnungskurs zu belegen. Verwenden Sie bitte hierzu den Umrechner der EZB.
  • Rechnungen, die nicht in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sind, sind vom Reisenden zu kommentieren und abzuzeichnen.
  • Der Bezug zur antragstellenden Person und der geförderten Reise muss eindeutig erkennbar sein, die Kosten der einzelnen Leistungen nachvollziehbar.
  • Originalbelege und Zahlungsbestätigungen sind adjustiert (nummeriert und auf A4 Papier aufgeklebt) und mit einer Kostenaufstellung vorzulegen, erklärende Angaben vom Verfasser abzuzeichnen.