Reisekostenzuschüsse und Dienstreisen

 Fristen

Reisekostenzuschüsse und Dienstreisen können laufend, nicht aber im Nachhinein beantragt werden; um eine ausreichende Bearbeitungszeit zu ermöglichen, müssen die Anträge mindestens 10 Tage vor Reiseantritt im Dekanat vorliegen.

 Formulare

Achtung: Je nach Browserkonfiguration kann es sein, dass Sie das jeweilige Formular nicht im Browser ausfüllen oder den eigegebenen Text speichern können. Bitte laden Sie das Formular runter und füllen Sie es erst dann aus.

 Informationen

Der Zweck der Reise ist kurz und aussagekräftig anzugeben.

Das für Jungwissenschafter*innen zur Verfügung stehende Reisebudget wird vorrangig für Belange von Dissertation und Habilitation vergeben (der Bezug dazu muss im Antrag deutlich gemacht werden).

 

Dienstreisen

Für Dienstreisen müssen die Antrags- und Abrechnungsformulare der DLE Personalwesen und Frauenförderung verwendet werden.

Die Reiserechnung (zu vom Dekan genehmigten Dienstreisen) ist ab 01. 01. 2009 von der reisenden Person, jedoch nicht mehr von der Institutsleitung zu unterschreiben. Sie ist mit Belegen und der Kopie des genehmigten Antrages im Dekanat für die einzuholende Unterschrift des Dekans einzureichen.

Zu Beantragung und Rechnungslegung beachten Sie bitte die Angaben der DLE Personalwesen und Frauenförderung im intranet.

Wenn im Zuge des Dienstreiseantrags ein auszuzahlender Vorschuss beantragt wird, muss dieser 1 Monat vor Reiseantritt in der Personalabteilung einlangen. Planen Sie daher zusätzlich zu diesem Monat auch eine Woche Bearbeitungszeit am Dekanat ein.

 

Reisekostenzuschüsse

Antragstellung

Hierfür verwenden Sie das Formular der Fakultät. Bitte beachten Sie, dass im Zuge des Antrages auf einen Reisekostenzuschuss ein Antrag auf Freistellung eingereicht werden muss.

 

Auszahlung

Hierfür verwenden Sie die Zahlungsanweisung der Personaladministration.

Der Zahlungsanweisung sind saldierte Originalbelege der Reisekosten (zumindest in der Höhe des genehmigten Zuschusses) beizulegen.

Anerkannt werden:

  • Flugtickets (+ Zahlungsnachweis; unbedingt Boardingpässe)
  • Bahn (entwertete Fahrkarten)
  • öffentlicher Verkehr zur An- oder Abreise (entwertete Fahrkarten)
  • ev. Nächtigung (Rechnung mit Zahlungsbestätigung oder einem anderen geeigneten Nachweis der erfolgten Zahlung; Zusatzleistungen müssen erkennbar sein; ausschließlich Rechnungen gewerblicher Beherbergungsbetriebe)
  • ev. Teilnahmegebühren (Rechnung: Name d. Teilnehmers, Nennung v. Veranstalter/Veranstaltung, Leistung; Zahlungsnachweis)

 

Im Rahmen von Reisekostenzuschüssen können nicht in Rechnung gestellt werden:

Kosten für Taxifahrten, Speisen, Einladung Dritter, Versicherungen, Bücher, Materialien oder anderen Aufwand; Telephon-, Post- und Internetgebühren; Stornogebühren und Reiseausfallskosten (durch Stornoversicherungen oder durch die einladende Institution nicht gedeckte Kosten bei Absage der Reise/Veranstaltung); Leistungen für Begleitpersonen.

NICHT verrechnet werden kann amtliches Kilometergeld für Fahrten mit dem Privat-PKW.

 

Weitere Hinweise:

  • Bei Sammelrechnungen (Original) ist der eigene Anteil nachvollziehbar herauszurechnen und dessen Bezahlung nachzuweisen.
  • Bei Fremdwährungen ist der Tages-Umrechnungskurs zu belegen. Verwenden Sie bitte hierzu den Umrechner der EZB.
  • Rechnungen, die nicht in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sind, sind vom Reisenden zu kommentieren und abzuzeichnen.
  • Der Bezug zur antragstellenden Person und der geförderten Reise muss eindeutig erkennbar sein, die Kosten der einzelnen Leistungen nachvollziehbar.
  • Originalbelege und Zahlungsbestätigungen sind adjustiert (nummeriert und auf A4 Papier aufgeklebt) und mit einer Kostenaufstellung vorzulegen, erklärende Angaben vom Verfasser abzuzeichnen.